Política de tratamiento de datos personales

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1. OBJETIVO

Esta política establece los criterios con los que LOPEZ VEGA ASESORES Y CONSULTORES SAS recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime los datos personales que conoce en el desarrollo de sus actividades, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las normas que los modifiquen o sustituyan.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: LOPEZ VEGA ASESORES Y CONSULTORES SAS

NIT: 900.935.847-9

Domicilio: Bogotá D.C., Colombia

Dirección: Carrera 54 # 44B - 26, Oficina 208, Bogotá D.C.

Correo electrónico: contacto@lopezvega.com.co

Teléfono: (+57) 310 721 87 12

Sitio web: www.lopezvega.com.co

3. ALCANCE

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales tratados por la firma, y es de obligatorio cumplimiento para sus socios, empleados, contratistas y para los encargados que traten datos por cuenta de la firma.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, en especial:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

b) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

c) Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud.

d) Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento.

e) Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

f) Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

g) Transferencia: envío de datos personales a un receptor que es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

h) Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

5. PRINCIPIOS

La firma aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Además, la información de los clientes está protegida por la reserva profesional que impone la Ley 43 de 1990 a la profesión contable.

6. TITULARES Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

6.1 Clientes, sus socios, accionistas, representantes y contactos. Los datos se tratan para:

a) Prestar los servicios contratados: contabilidad, tesorería, nómina, cumplimiento tributario, revisoría fiscal, auditoría, consultoría, NIIF, precios de transferencia y reportes ante entidades como la DIAN, la Secretaría Distrital de Hacienda, la Superintendencia de Sociedades y el Banco de la República.

b) Elaborar propuestas, contratos, facturación, cobro y demás gestiones de la relación comercial.

c) Realizar los procedimientos de aceptación y continuidad de clientes y de verificación de independencia propios del sistema de control de calidad de la firma.

d) Consultar listas restrictivas y aplicar los controles de prevención del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

e) Enviar informes a socios e inversionistas, incluidos los que se encuentran fuera de Colombia.

f) Enviar información sobre cambios normativos, vencimientos, boletines y servicios de la firma.

6.2 Trabajadores y terceros de los clientes. Cuando la firma liquida la nómina o lleva la contabilidad de un cliente, trata los datos de los trabajadores, beneficiarios, proveedores y terceros de ese cliente en calidad de encargada del tratamiento. En ese caso, el cliente es el responsable, debe contar con la autorización de los titulares y la firma trata los datos solo para cumplir el encargo y según sus instrucciones.

6.3 Prospectos y personas interesadas en los servicios. Los datos que se reciben por el sitio web, las páginas de campaña, el calendario de agendamiento, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o eventos se tratan para:

a) Agendar, confirmar y realizar el diagnóstico o la reunión solicitada, y enviar recordatorios.

b) Conocer el tipo de empresa y su tamaño para preparar la reunión y la propuesta de servicios.

c) Enviar información comercial sobre los servicios de la firma. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe más información.

d) Medir y mejorar las campañas de publicidad digital.

6.4 Empleados, candidatos y contratistas de la firma. Los datos se tratan para los procesos de selección, contratación, afiliación al sistema de seguridad social, pago de salarios y honorarios, evaluación del desempeño, formación, declaraciones de independencia y confidencialidad, y cumplimiento de las obligaciones laborales y legales.

6.5 Proveedores. Los datos se tratan para la selección, contratación, pago, evaluación y cumplimiento de las obligaciones tributarias y contables relacionadas con los proveedores.

En todos los casos, los datos también podrán usarse para atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas, cumplir obligaciones legales y atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.

7. DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La firma solo trata datos sensibles, como incapacidades médicas o afiliaciones a seguridad social, cuando es necesario para la liquidación de nómina o el cumplimiento de obligaciones legales. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Los datos de niños, niñas y adolescentes, como los de beneficiarios de trabajadores, se tratan solo cuando lo exige la ley, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

8. AUTORIZACIÓN

La firma obtiene la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por escrito, por medios electrónicos (por ejemplo, la casilla de aceptación en formularios y calendarios en línea) o mediante conductas inequívocas del titular. La firma conserva prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o los datos de naturaleza pública.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.

c) Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma.

e) Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

10. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La Gerencia de Servicios Empresariales es el área responsable de atender las consultas y reclamos de los titulares, a través del correo contacto@lopezvega.com.co o por escrito en la dirección de la firma.

11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

11.1 Consultas. El titular o sus causahabientes pueden consultar sus datos personales. La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

11.2 Reclamos. Quien considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete; si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

11.3 Legitimación. Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

La firma puede transmitir datos personales a proveedores que actúan como encargados, como servicios de correo y almacenamiento en la nube, software contable y de nómina, plataformas de agendamiento y gestión de contactos, y plataformas de publicidad digital. Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos, la firma exige que los encargados traten los datos solo para las finalidades de esta política y con medidas de seguridad adecuadas.

Las transferencias internacionales se realizan en los casos permitidos por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo, cuando son necesarias para ejecutar un contrato con el titular o cuando el titular las autoriza, como en el envío de informes a socios, inversionistas o casas matrices en el exterior.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La firma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas el acceso restringido por usuario, los acuerdos de confidencialidad firmados por empleados y contratistas, y los procedimientos de control de calidad de la firma.

14. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta política y las obligaciones legales, contables, tributarias y laborales. Los libros y papeles del comerciante se conservan por diez (10) años, según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Los datos de prospectos que no se vinculen como clientes se conservan hasta por dos (2) años desde el último contacto, salvo que el titular solicite antes su supresión.

15. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Cuando la firma esté obligada según la normatividad vigente, inscribirá y actualizará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. VIGENCIA Y CAMBIOS

Esta política rige a partir de su fecha de aprobación y se publica en www.lopezvega.com.co. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares por los medios habituales antes de su aplicación.